Ser mais produtivoO que uma planilha de tarefas precisa ter
Planilha de tarefas, planilha de atividades ou planilha de controle de tarefas: o nome muda, a função é a mesma. Ela mostra numa tela só o que está pendente, com quem, até quando e o que já atrasou. Para isso bastam oito colunas e duas fórmulas.
O modelo deste guia tem duas abas. A primeira controla o dia a dia. A segunda mede o que se repete toda semana e aponta o primeiro processo a sair da sua mão. Abra uma planilha em branco no Excel ou no Google Planilhas e monte junto: as fórmulas estão escritas por extenso.
Aba 1: controle de tarefas
Uma linha por tarefa, com o cabeçalho na linha 1. As colunas, da A à H:
| Coluna | O que vai |
|---|---|
| A. Tarefa | O próximo passo, começando por verbo: "enviar o orçamento dos banners". |
| B. Projeto | A entrega maior a que a tarefa pertence. É o que faz da planilha de tarefas uma planilha de projetos: filtre por esta coluna e veja tudo de um projeto. |
| C. Responsável | Uma pessoa só. |
| D. Prazo | A data em que precisa estar pronta. |
| E. Prioridade | 1, 2 ou 3. No dia, as de prioridade 1 vão para o topo. |
| F. Status | A fazer, Fazendo ou Feita, escolhido numa lista. |
| G. Dias para o prazo | Fórmula. |
| H. Situação | Fórmula: Atrasada, Vence hoje, Em dia ou Feita. |
As fórmulas da aba 1
Escreva na linha 2 e arraste para baixo. Valem para o Excel e para o Google Planilhas em português, que usam ponto e vírgula entre os argumentos.
- G2, dias para o prazo: =SE(OU(D2="";F2="Feita");"";D2-HOJE()). Número negativo é atraso. Formate a coluna como número, não como data.
- H2, situação: =SE(F2="Feita";"Feita";SE(D2="";"";SE(D2<HOJE();"Atrasada";SE(D2=HOJE();"Vence hoje";"Em dia")))).
- Lista do status: em Dados > Validação de dados, crie uma lista com A fazer, Fazendo e Feita. Assim ninguém escreve "ok" ou "pronto" e a fórmula continua funcionando.
- Cor do atraso: selecione as linhas e crie uma regra de formatação condicional com a fórmula =$H2="Atrasada", em vermelho. No Excel, fica em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra. No Google Planilhas, em Formatar > Formatação condicional > A fórmula personalizada é.
Num canto da aba, fora das colunas A a H, três contadores dão o retrato do dia. =CONT.SE(H:H;"Atrasada") conta as atrasadas. =CONT.SE(H:H;"Vence hoje") conta as que vencem hoje. =CONT.SES(C:C;"Carla";H:H;"Atrasada") mostra as atrasadas de uma pessoa.
Veja a aba preenchida numa gráfica pequena, com hoje em 10/03. Os dados são de exemplo.
| Tarefa | Projeto | Responsável | Prazo | Prioridade | Status | Dias | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Enviar o orçamento dos cartões de visita | Clientes | Carla | 09/03 | 1 | A fazer | -1 | Atrasada |
| Conferir a prova de cor dos banners | Feira de março | Dono | 10/03 | 1 | Fazendo | 0 | Vence hoje |
| Pedir papel ao fornecedor | Compras | Diego | 12/03 | 2 | A fazer | 2 | Em dia |
| Cobrar o boleto vencido da escola | Financeiro | Carla | 06/03 | 2 | Feita | Feita | |
| Atualizar a tabela de preços do site | Site | Dono | 17/03 | 3 | A fazer | 7 | Em dia |
Nesse exemplo, os três contadores mostram 1 atrasada, 1 que vence hoje e 1 atrasada da Carla. A tarefa feita sai da contagem sozinha.
Aba 2: o mapa do que se repete
A aba 1 controla o que precisa ser feito. A aba 2 responde outra pergunta: o que você e a equipe fazem toda semana, do mesmo jeito, e quanto isso custa em horas. Preencha durante uma semana, uma linha para cada coisa que se repete. A sua lista de tarefas da semana é a melhor fonte.
| Coluna | O que vai |
|---|---|
| A. Tarefa que se repete | Do jeito que aparece na semana: "responder orçamento". |
| B. Quem faz | Quem faz hoje, mesmo que não devesse. |
| C. Vezes por semana | Conte com tracinhos durante a semana. |
| D. Minutos | Quanto leva cada vez, do começo ao fim. |
| E. Horas por mês | =C2*D2*4,3/60. O 4,3 é a média de semanas num mês. |
| F. Mesmos passos? | Sim, se segue sempre a mesma sequência. Não, se pede conversa ou julgamento diferente a cada vez. |
| G. Pode sair da mão | =SE(F2="Sim";E2;0) |
Veja a aba 2 da mesma gráfica, ordenada pelas horas por mês:
| Tarefa que se repete | Quem faz | Vezes por semana | Minutos | Horas por mês | Mesmos passos? | Pode sair da mão |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Responder orçamento no WhatsApp | Dono | 40 | 6 | 17,2 | Sim | 17,2 |
| Atender cliente que quer mudar a arte | Dono | 12 | 15 | 12,9 | Não | 0 |
| Conferir o arquivo antes de imprimir | Diego | 30 | 4 | 8,6 | Sim | 8,6 |
| Fechar o caixa e lançar no financeiro | Carla | 5 | 20 | 7,2 | Sim | 7,2 |
| Cobrar boleto vencido | Carla | 10 | 6 | 4,3 | Sim | 4,3 |
| Montar o relatório de vendas da semana | Dono | 1 | 60 | 4,3 | Sim | 4,3 |
| Total | 54,5 | 41,6 |
Como a aba 2 aponta o primeiro processo
Ordene a tabela pela coluna G, da maior para a menor, em Dados > Classificar (no Google Planilhas, Classificar intervalo). O primeiro da lista é o candidato. Para a planilha dizer sozinha, escreva numa célula fora das colunas A a G: =ÍNDICE(A:A;CORRESP(MÁXIMO(G:G);G:G;0)). Para ver quanto da rotina do dono pode sair da mão dele: =SOMASE(B:B;"Dono";G:G).
No exemplo, a planilha aponta "Responder orçamento no WhatsApp": 17,2 horas por mês, mais de dois dias de expediente, sempre com os mesmos passos. Perguntar o produto, a quantidade e o prazo, consultar a tabela, responder. Já "Atender cliente que quer mudar a arte" toma 12,9 horas, mas cada conversa é diferente. Fica com o dono, e a coluna G mostra isso com um zero. Das 34,4 horas por mês que o dono gasta nessa rotina, 21,5 podem sair da mão dele.
Antes de decidir, confira o candidato com quatro perguntas. Ele se repete toda semana ou todo dia? Segue sempre os mesmos passos? Consome muitas horas? Quando sair da sua mão, o tempo que volta paga a construção do próximo? Com três respostas sim, comece por ele. O guia de mapeamento de processos mostra como escrever esse primeiro processo passo a passo.
Onde a IA entra
Na aba 1, a IA pode ler a planilha toda manhã e mandar para cada pessoa o que vence hoje e o que atrasou, sem você precisar cobrar. Ela também transforma um áudio seu em linhas prontas, com verbo, responsável e prazo.
Na aba 2, ela faz a parte chata da contagem: lê as mensagens e os e-mails da semana e conta o que se repetiu. Com o primeiro processo escrito, executa a parte repetitiva. Na gráfica do exemplo, responderia a pergunta de preço com o que está na tabela e passaria para o dono só o pedido fora do padrão. Os processos que mais tomam tempo numa empresa estão listados na página principal.
A decisão continua com você. O sistema propõe com os números na mão e uma pessoa aprova antes de qualquer mudança.
Erros comuns
- Coluna demais. Planilha com vinte colunas ninguém atualiza. Comece com as oito e só acrescente o que alguém vai usar toda semana.
- Responsável "equipe". Tarefa de todos não tem dono. Uma linha, uma pessoa.
- Status digitado à mão. "Ok" e "pronto" quebram a fórmula. Use a lista.
- A mesma linha toda semana na aba 1. Se "cobrar boletos" entra de novo toda segunda, ela não é tarefa. Passe para a aba 2 e trate como processo.